Prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților necesită o atenție deosebită și un tratament aparte. Aceasta urmează o logică specifică, diferită de cea a unei afaceri pur comerciale: protejarea informațiilor sensibile obținute în cadrul relației avocat-client este esențială și strâns legată de relația de încredere, precum și de respectarea obligațiilor deontologice ale avocatului.

Protecția datelor cu caracter personal ale clienților este esențială pentru garantarea secretului profesional. Respectarea de către avocați a regulilor de protecție a datelor cu caracter personal este un factor de transparență și de încredere cu privire la clienții acestora.

Politica de confidențialitate este un document fundamental al acestui site web, care vă informează în mod detaliat despre modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele dumneavoastră personale. Aceasta reflectă angajamentul nostru de a respecta drepturile și confidențialitatea clienților, conform legislației și reglementărilor aplicabile.

Prezenta Politică de confidențialitate explică clar modul în care AEN LEGAL prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când interacționați cu site-ul și serviciile noastre, prin utilizarea paginii noastre de internet, https://aenlegal.ro.

În acest document, vă informăm transparent despre tipurile de date personale colectate, metodele de colectare și utilizare, condițiile în care aceste date pot fi divulgate, măsurile de securitate implementate, perioada de stocare, drepturile dumneavoastră și alte aspecte esențiale legate de confidențialitate.

Confidențialitatea dumneavoastră este prioritară pentru noi, de aceea ne asumăm angajamentul de a vă proteja datele personale în conformitate cu legislația în vigoare, oferindu-vă o experiență sigură și agreabilă.

Înainte de a utiliza site-ul https://aenlegal.ro sau de a accesa serviciile noastre prin contactarea pe cale electronică, vă recomandăm să citiți cu atenție această Politică pentru a înțelege modul în care gestionăm datele dumneavoastră personale.

Pentru AEN LEGAL, protejarea confidențialității și securității datelor personale reprezintă o preocupare centrală. Datele colectate în timpul vizitei dumneavoastră pe site-ul nostru sunt tratate cu respectarea strictă a legislației aplicabile și prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), precum și alte reglementări în vigoare în România. Vă informăm în mod clar și transparent despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când interacționați cu platforma noastră online.

Ne rezervăm dreptul de a modifica și actualiza această Politică de confidențialitate ori de câte ori este necesar pentru a reflecta schimbările legislative sau ajustările aduse modului de prelucrare a datelor personale. Versiunea actualizată va fi publicată pe site-ul AEN LEGAL, astfel încât vă recomandăm să consultați periodic această Politică pentru a fi complet informat.

Datele noastre de contact sunt următoarele:

Adresa de corespondență: București, Sector 1, Str. Avionului nr. 52-70, bl. J, ap. 65

Adrese de e-mail: office@aenlegal.ro

Telefon: +4 0745.991.982

Categoriile de date personale prelucrate, scopul și temeiul legal al prelucrării

La AEN LEGAL, respectăm dreptul la viață privată al tuturor persoanelor care vizitează site-ul nostru sau care ne contactează prin mijloace electronice. În cadrul interacțiunilor cu noi, este posibil să ne furnizați informații care permit identificarea dumneavoastră, cum ar fi adresa IP, date despre locație, numele, prenumele, adresa de e-mail sau numărul de telefon.

De asemenea, anumite date personale sunt necesare pentru desfășurarea activităților noastre profesionale, inclusiv pentru încheierea și executarea contractelor de asistență juridică sau pentru emiterea facturilor și chitanțelor. Aceste informații sunt denumite „date cu caracter personal” și sunt gestionate cu maximă responsabilitate, conform reglementărilor legale în vigoare.

Datele cu caracter personal reprezintă toate informațiile referitoare la o persoană identificată sau identificabilă și includ, cu titlu de exemplu, nume, prenume, adrese, numere de telefon, adrese de e-mail, adrese IP, date principale contractuale, informații referitoare la plata efectuată, acestea fiind o expresie a identității unei persoane.

Noi colectăm, prelucrăm și utilizăm datele cu caracter personal doar atunci când există o bază legală pentru aceasta sau când clientul și-a dat acordul pentru prelucrarea sau utilizarea datelor cu caracter personal (de exemplu, în scop de marketing). Limităm informațiile personale pe care le colectăm despre dumneavoastră la acele informații de care avem nevoie pentru a furniza serviciile noastre.

AEN LEGAL colectează în general datele cu caracter personal fie direct de la clienți, fie din surse disponibile public. În funcție de scopul și temeiul prelucrării, AEN LEGAL prelucreză datele în următoarele cazuri:

• Prelucrarea in baza art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – încheierea și executarea unui contract

În cazul clienților sau potenţialilor clienți persoane fizice, precum și în cazul persoanelor fizice reprezentanți ai unor clienți persoane juridice (administrator, împuternicit, persoană de contact, etc), AEN LEGAL prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal relevante (numele, prenumele, datele de contact, poziţia sau funcţia deţinută în cadrul clientului entitate juridică în numele sau pentru care acţionaţi, datele privind calitatea dumneavoastră în demersurile judiciare şi orice alte date cu caracter personal pe care le comunicați în mod direct), în scopul pregătirii și furnizării serviciilor solicitate și comunicării cu dumneavoastră (în scopul iniţierii sau executării contractului de asistenţă şi reprezentare juridică încheiat cu dvs. sau entitatea persoană juridică pentru care sau în numele căreia acţionaţi). Statutul profesiei de avocat prezintă succint la art. 120, alin. (1) obligația avocatului de a verifica identitatea exactă a clientului ori a persoanei care îi încredințează cazul.

Avocatul prelucrează datele cu caracter personal ale clienților în diverse activități, cum ar fi redactarea și transmiterea documentelor juridice către instanțe sau alte autorități (de exemplu, cereri de chemare în judecată, contestații, plângeri, sesizări, somații) sau întocmirea unor acte juridice destinate încheierii cu terți (contracte, tranzacții, acorduri). De asemenea, în aceste procese, pot fi prelucrate datele personale ale terților, precum pârâți, martori sau alte părți implicate, chiar dacă aceștia nu beneficiază de consultanță juridică din partea avocatului.

• Prelucrarea in baza art. 6 alin. (1) lit. c) si lit. f) din GDPR – respectarea obligațiilor legale; interesul legitim

Când interacționați cu platforma noastră, pot fi prelucrate automat o serie de date personale precum informații despre dispozitivul utilizat, informații despre locația dvs., adresa IP, informații colectate prin modulele cookies (pentru mai multe informații, vezi Politica Cookies), etc. Platforma noastră utilizează diverse tehnologii pentru a determina locația, adresa IP, etc., în scopul monitorizării traficului şi pentru a îmbunătăţi conţinutul informativ al paginii noastre de internet. Astfel de date sunt prelucrate în funcție de permisiunile/autorizațiile pe care le acordați dvs., motiv pentru care veți fi înștiințați în prealabil prin intermediul unei ferestre de tipul pop-up despre posibilitatea de a permite sau nu accesul la datele dvs. În cazul în care alegeți să nu permiteți accesul la astfel de date, veți putea utiliza în continuare platforma și serviciile noastre, însă unele funcționalități pot fi limitate. Indiferent de decizia dvs. de a permite accesul sau nu, puteți ulterior modifica permisiunea din setările existente pe pagina de internet, în sensul activării sau dezactivării permisiunii.

De asemenea, dacă doriți să utilizați formularul de contact pus la dispoziție pe platforma noastră, vor fi prelucrate următoarele date personale: nume/prenume; adresa de email; număr de telefon; orice informații personale furnizați prin intermediul formularului.

AEN LEGAL prelucrează datele personale de mai sus în scopul asigurării funcționării corespunzătoare a site-ului, pentru asigurarea serviciilor de suport/oferirea de răspunsuri la întrebările adresate prin intermediul formularului de contact.

Datele sunt prelucrate în interesul legitim al AEN LEGAL (datele personale prelucrate în scopul dezvoltării și asigurării unor noi funcționalități și în scopul asigurării securității datelor) și pentru respectarea obligațiilor legale.

• Prelucrarea in baza art. 6 alin. (1) lit. c) și lit. e) din GDPR – respectarea obligațiilor legale; îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public

O serie de date personale (precum nume, prenume, adresă, CNP, date bancare, orice alte date cu caracter personal pe care le comunicați în mod direct) vor fi prelucrate de AEN LEGAL în scopul respectării obligaţiilor impuse prin normele legale ce reglementează profesia de avocat, precum şi alte obligaţii legale, precum cele de natură financiar-contabilă (în scopul emiterii de facturi, chitanțe), în materia combaterii spălării banilor şi finanţării actelor de terorism (Legea nr. 129/2019), obligații de raportare către autoritățile fiscale, obligația de a menține anumite evidențe specifice activității avocațiale (precum Registrul de înregistrare a actelor juridice atestate de avocat; Registrul de evidență a contractelor de asistență juridică; Registrul electronic al actelor întocmite de avocat).

• Prelucrarea in baza art. 6 alin. (1) lit. e) din GDPR – îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public

Conform articolului 39 din Legea nr. 51/1995 privind organizarea și exercitarea profesiei de avocat, avocații sunt considerați parteneri esențiali ai justiției. Astfel, activitatea lor profesională este dedicată realizării justiției, contribuind la satisfacerea unui interes public. În acest context, prelucrarea datelor cu caracter personal se bazează pe temeiul prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. e) din GDPR.

Pentru a-și îndeplini atribuțiile profesionale în vederea înfăptuirii justiției, avocatul poate prelucra datele personale ale părților adverse sau ale altor terți. Această prelucrare nu se fundamentează pe consimțământul persoanelor vizate și nici pe contractul de asistență juridică încheiat cu clientul, ci pe îndeplinirea unei sarcini de interes public.

Durata de stocare a datelor cu caracter personal

AEN LEGAL păstrează datele personale pe întreaga durată a contractului de asistență juridică încheiat cu dumneavoastră și ulterior, în conformitate cu obligațiile legale aplicabile.

Dacă prelucrarea datelor se bazează pe consimțământul clientului, aceasta va continua până la momentul retragerii consimțământului, cu excepția cazurilor în care există motive legale sau legitime care justifică continuarea prelucrării (de exemplu, pentru respectarea unei obligații legale sau pentru a asigura constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță).

În situațiile în care datele nu sunt colectate în baza unui contract de asistență juridică, acestea vor fi păstrate doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului pentru care au fost prelucrate.

Datele utilizate pentru emiterea facturilor (nume, prenume și adresa de facturare), vor fi stocate timp de 10 ani conform obligațiilor noastre financiar-contabile.

Ca regulă generală, datele cu caracter personal sunt stocate cât timp AEN LEGAL are un interes justificat în stocarea acestora. De asemenea, datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioada de timp necesară respectării obligațiilor în materie fiscală și/sau contabilă, precum și dacă există un interes legitim justificat al AEN LEGAL pentru stocarea datelor.

Divulgarea datelor dumneavoastră cu caracter personal către terți

Protecția confidențialității clienților noștri este importantă pentru noi, prin urmare, nu vom distribui informații cu caracter personal unor terți în alte scopuri decât cele descrise în prezenta Politică.

După caz, AEN LEGAL poate transmite sau oferi acces la anumite date cu caracter personal ale dvs. următoarelor categorii de destinatari:

• Reprezentanții AEN LEGAL (avocați, colaboratori/specialiști în domeniul juridic)
• Furnizori/prestatorii de servicii IT (stocare date; hosting; mentenanță sistemului; servicii de infrastructura tip cloud, etc.)
• Contractanți independenți de servicii profesionale, cum ar fi auditori, translatori, contabili, avocați, consultanți, experți implicați în cauzele gestionate pentru clienți
• Instante judecătorești și/sau arbitrale; autorități publice, conform legii (de exemplu, operațiuni de audit, investigații, litigii)
• Terțe persoane indicate de către client

Ne asigurăm că accesul la datele dvs. cu caracter personal de către terțe persoane se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor și confidențialitatea informațiilor, în baza unor contracte încheiate cu aceștia.

Transferul in afara SEE

Datele pe care le colectăm din partea dumneavoastră pot fi transferate către o destinație din afara Spațiului Economic European (“SEE”), ca rezultat al colaborării noastre cu terți furnizori de servicii necesare pentru desfășurarea activității noastre. Prin transmiterea datelor dumneavoastră cu caracter personal, sunteți de acord cu acest transfer, cu stocarea sau procesarea lor.

În cazul în care vom transfera datele dvs. în afara SEE, vom acționa în conformitate cu prevederile legale aplicabile în această materie și vom lua toate măsurile necesare organizatorice în vederea asigurării unei prelucrări legale și conforme, respectiv ne vom asigura ca protecția oferită de țara din afara UE este considerată adecvată de către UE.

Nu vom transfera în alt mod datele dumneavoastră cu caracter personal în afara UE sau către nicio altă organizație (sau organisme subordonate) guvernate de dreptul internațional public sau înființate pe baza unui acord între două sau mai multe țări.

Securitate

AEN LEGAL ia toate măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru asigurarea unui nivel de securitate adecvat și protejarea datelor dumneavoastră administrate de noi, în special împotriva riscurilor de distrugere, manipulare, pierdere, modificare ilegală, divulgare sau acces neautorizat. Măsurile de securitate sunt îmbunătățite în mod constant, în concordanță cu progresul tehnologic.

Atragem atenția clienților asupra faptului că transmiterea informațiilor pe internet sau prin alte rețele publice în general nu este complet sigură, existând riscul ca datele să fie utilizate de către terțe părți neautorizate.

Drepturile dumneavoastră

Regulamentul general privind protecția datelor recunoaște și prevede o serie de drepturi în legatură cu datele dvs. cu caracter personal. Mai multe informații despre aceste drepturi le regăsiți mai jos:

Dreptul la informare și acces

Clienții au dreptul de a obține confirmarea AEN LEGAL privind prelucrarea sau neprelucrarea datelor cu caracter personal, precum și accesul la aceste date.

Clienții ne pot întreba ce date cu caracter personal sunt folosite și pot solicita accesul la aceste date cu caracter personal. De asemenea, clienții au dreptul să cunoască scopul prelucrării, categoriile de date cu caracter personal pe care le deținem, perioada de păstrare a datelor, care sunt drepturile lor, cum pot formula o plângere, etc.

AEN LEGAL pune la dispoziție o copie a informațiilor cu caracter personal pe care le deține, la solicitarea dvs. expresă.

Dreptul la corectarea și ștergerea datelor

În situația în care datele dvs. cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete, puteți solicita completarea sau rectificarea acestor date, folosind datele de contact menționate mai sus sau în secțiunea ”Contact”. AEN LEGAL are dreptul de a verifica exactitatea datelor, dacă este cazul, înainte de a proceda la rectificarea acestora.

Clientul are dreptul de a solicita oprirea prelucrării sau chiar ștergerea informațiilor cu caracter personal deținute de AEN LEGAL. Există și cazuri în care informațiile cu caracter personal ale clienților să fie necesare pentru îndeplinirea unei obligații contractuale a noastră față de clienți sau aceste informații să fie necesare pentru ca AEN LEGAL să respecte anumite obligații legale, situații în care cererea clientului să nu poată fi gestionată.

Restricționarea prelucrării datelor

Clienții au dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal, cu condiția să fie îndeplinite cerințele legale solicitate în acest caz.

Retragerea acordului cu privire la prelucrarea datelor

Clientul care și-a dat acordul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal are dreptul de a retrage acest acord, cu efect imediat. Legalitatea prelucrării datelor înainte de revocarea acordului rămâne nemodificată.

Portabilitatea datelor

Clientul are dreptul de a primi datele cu caracter personal furnizate către AEN LEGAL într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau poate solicita ca acesta să fie portat direct către un alt operator de date, în fiecare caz dacă:

• Prelucrarea se bazează pe consimțământul clientului sau pe încheierea și/sau executarea unui contract, și
• Prelucrarea se face prin mijloace automate.

Dreptul la portabilitatea datelor cu caracter personal nu aduce atingere dreptului clientului la ștergerea datelor.

Dreptul de a formula și depune o plângere la autoritatea de supraveghere (Dreptul la opoziție)

Clientul are dreptul se a se opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrării datelor sale cu caracter personal în temeiul interesului legitim al AEN LEGAL, în situația în care consideră că drepturile și libertățile sale fundamentale prevalează față de acest interes.

În cazul în care clientul nu este mulțumit de modul în care AEN LEGAL colectează sau folosește informațiile cu caracter personal, are dreptul de a formula și depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), accesând următorul link pentru mai multe informații necesare: https://www.dataprotection.ro/.

În cazul în care doriți să vă exercitați oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm:

• să ne contactați utilizând datele noastre de contact
• să ne transmiteți suficiente informații pentru a vă identifica
• să ne permiteți să vă verificăm identitatea și adresa de e-mail
• să ne comunicați informațiile la care se referă solicitarea dumneavoastră.

Prin solicitările făcute pe adresa de e-mail office@aenlegal.ro, în vederea exercitării drepturilor dumneavoastră în calitate de persoană vizată, confirmați identitatea dumneavoastră și controlul asupra adresei de e-mail, precum și asupra datelor cu caracter personal pe care vi le transmitem ca răspuns prin intermediul acesteia.

Vom procesa cererea dvs. în cel mai scurt timp posibil, dar ne rezervăm un termen de 30 de zile lucrătoare, calculat de la momentul primirii solicitării, pentru a vă raspunde.

• Cum puteți depune o reclamație?

Sperăm că putem rezolva orice întrebare sau grijă pe care o aveți cu privire la utilizarea informațiilor dumneavoastră.

De asemenea, Regulamentul General privind Protecția Datelor vă oferă dreptul de a depune o reclamație la o autoritate de supraveghere, în special în statul din Uniunea Europeană (sau Spațiul Economic European) unde lucrați, domiciliați sau unde a avut loc orice presupusă încălcare a legilor cu privire la protecția datelor. În România, autoritatea de supraveghere este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (”ANSPDCP”) care poate fi contactata la:

• Pagina de internet: http://www.dataprotection.ro/?page=contact&lang=ro
• Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, Cod Postal 010336, București, România
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
• Telefon: +40.318.059.211 /+40.318.059.212

***

În cazul în care doriți să ne contactați în legatură cu informațiile dvs. cu caracter personal sau cu această Politică de Confidențialitate, vă rugăm sa folosiți următoarele date de contact:

Adresa de e-mail: office@aenlegal.ro

Telefon: +4 0745.991.982