REGES ONLINE: O nouă eră digitală în evidența salariaților. Ce trebuie să știe angajatorii și cum pot fi sprijiniți de un avocat specializat

De la REVISAL la REGES ONLINE – contextul legal și motivația schimbării

Până nu demult, gestionarea relațiilor de muncă în România era puternic ancorată în instrumente informatice depășite din punct de vedere tehnologic și birocratic. REVISAL – aplicația folosită pentru evidența salariaților – a fost reglementată prin HG nr. 905/2017 și a reprezentat, pentru o perioadă, un instrument esențial pentru monitorizarea relațiilor de muncă. Cu toate acestea, evoluția nevoilor digitale, cerințele privind protecția datelor și necesitatea unei interconectări eficiente cu alte baze de date instituționale au determinat adoptarea unei noi viziuni legislative: REGES ONLINE.

Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, intrată în vigoare la 31 martie 2025, abroga cadrul legislativ anterior și instituie obligativitatea utilizării unei platforme informatice moderne pentru întocmirea, completarea, transmiterea și interogarea Registrului general de evidență a salariaților – REGES ONLINE. Această transformare nu este una pur administrativă, ci implică o reconfigurare completă a modului în care angajatorii interacționează cu instituțiile statului și cu proprii salariați.

REGES ONLINE – o platformă funcțională, obligatorie din toamna anului 2025

REGES ONLINE este platforma informatică pusă la dispoziția angajatorilor de către Inspecția Muncii, accesibilă la adresa: https://reges.inspectiamuncii.ro. Potrivit noii legislații, această platformă funcționează în paralel cu aplicația REVISAL până la 30 septembrie 2025. După această dată, REVISAL va fi complet dezactivat, iar neimplementarea REGES ONLINE va atrage sancțiuni.

Hotărârea stabilește un termen de 6 lunipentru ca toți angajatorii să se înregistreze în REGES ONLINE și să transmită datele contractelor individuale de muncă active. Nerespectarea acestui termen atrage amenzi cuprinse între 15.000 și 20.000 lei. De asemenea, pentru netransmiterea la timp a datelor contractuale, se pot aplica sancțiuni suplimentare, de la 3.000 până la 8.000 lei, în funcție de gravitatea faptei.

REGES ONLINE oferă o funcționalitate net superioară REVISAL, permițând înregistrarea automată a unor noi tipuri de date (ex. suspendări din motive de forță majoră, concedii medicale, etc.) și interconectarea cu instituții precum ANAF sau Registrul Comerțului.

Cum se accesează REGES ONLINE și care sunt pașii pentru înregistrare

Accesul în platformă este permis prin mai multe modalități:

• utilizarea identității digitale (RoID)
• semnătură electronică calificată
• activare prin prezentare la Inspectoratul Teritorial de Muncă

Pentru angajatorii înregistrați la Registrul Comerțului, accesul este validat automat de sistem. Pentru ceilalți (ONG-uri, instituții publice etc.), este necesară încărcarea unor documente justificative.

Responsabilitatea completării REGES ONLINE poate fi delegată:

• fie unui salariat desemnat prin decizie emisă de către angajator;
• fie unui prestator extern (de regulă, firma de contabilitate).

Important de reținut: responsabilitatea legală pentru corectitudinea datelor rămâne întotdeauna la angajator.

Drepturile salariaților în REGES ONLINE

Spre deosebire de REVISAL, noua platformă permite salariaților acces direct la propriile date contractuale. Aceștia pot:

• vizualiza istoricul complet al contractelor de muncă
• primi notificări prin email la orice modificare de date
• descărca extrase din REGES (prin platformă web, aplicație mobilă sau info-kiosk ITM)

Accesul se poate face prin RoID, certificat digital sau solicitare fizică la ITM.

Delegarea accesului în REGES și implicațiile privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR)

Atât desemnarea unui salariat responsabil, cât și delegarea către un terț extern (contabil, avocat, firmă specializată) implică prelucrarea datelor cu caracter personal. Conform Regulamentului (UE) nr. 679/2016 (GDPR), angajatorul are calitatea de Operator, iar delegatul (salariat sau firmă) este Împuternicit.

Este recomandat, deci, încheierea unui acord scris privind prelucrarea datelor personale, prin care să se stabilească:

• obiectul, durata și scopul prelucrării;
• responsabilitățile și limitele accesului;
• clauze de confidențialitate și securitate cibernetică.

Fără un astfel de acord, răspunderea revine integral angajatorului și mai mult decât atât, se realizează o prelucrare neconformă cu dispozițiile legale, având în vedere faptul că accesul la datele cu caracter personal prelucrate va fi acordat unei alte persoane.

Rolul avocatului în tranziția către REGES ONLINE

Avocații specializați în dreptul muncii pot fi un sprijin esențial pentru angajatori în contextul noilor obligații legale:

• consilierea privind alegerea formei optime de acces și delegare;
• redactarea contractelor cu împuterniciții sau prestatorii;
• redactarea acordurilor GDPR;
• contestarea eventualelor sancțiuni primite;
• consultanță privind păstrarea și arhivarea corectă a documentației contractuale.

Tranziția la REGES ONLINE presupune nu doar o adaptare tehnică, ci mai ales o conformare juridică temeinică. Un avocat specializat în dreptul muncii poate preveni conflicte sau amenzi costisitoare și poate asigura implementarea unei politici interne conforme cu legislația muncii și cea privind protecția datelor.

Concluzie

Digitalizarea evidenței relațiilor de muncă prin REGES ONLINE marchează o etapă necesară și benefică în modernizarea administrației muncii din România. Totuși, aceasta vine la pachet cu noi obligații, riscuri de conformitate și responsabilități sporite. În acest context, colaborarea cu un avocat devine nu doar utilă, ci esențială pentru asigurarea legalității procesului de implementare, pentru evitarea sancțiunilor și pentru protejarea angajatorilor în fața unor litigii sau controale.

REGES ONLINE este mai mult decât o platformă digitală: este un test de maturitate organizațională, iar succesul integrării sale depinde de asumarea responsabilă a obligațiilor legale, informatice și etice. Un avocat bun poate fi ghidul de care ai nevoie în acest proces.

Mergi către pagina noastră de servicii în aria de dreptul muncii pentru mai multe informații.

Contactați-ne pentru a vă sprijini în procedura legală de implementare și pentru întocmirea actelor necesare în raport cu salariații sau terțele persoane, pentru a evita sancțiuni sau nerespectarea dispozițiilor legale.